Khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng, cửa hàng hoặc thi công công trình, việc lập biên bản hoàn trả mặt bằng là bước quan trọng để bàn giao lại hiện trạng cho chủ đầu tư. Một mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng chuyên nghiệp giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp và đáp ứng đúng quy định.
1. Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng là gì?
Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng là một tài liệu quan trọng ghi nhận sự bàn giao giữa bên thuê và bên cho thuê (hoặc chủ đầu tư) sau khi hợp đồng kết thúc. Đây không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn giúp hai bên đảm bảo quyền lợi, tránh tranh chấp và rõ ràng về trách nhiệm. Trong biên bản, cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau:
- Thông tin chi tiết về các bên: Gồm tên công ty/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại và người đại diện ký kết.
- Hiện trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao: Mô tả cụ thể tình trạng sàn, trần, hệ thống điện, tường, cửa, các trang thiết bị kèm theo (nếu có). Nếu có hư hỏng hoặc thay đổi so với ban đầu, cần ghi rõ mức độ và phương án xử lý.
- Trách nhiệm của các bên liên quan: Xác định rõ bên thuê có phải sửa chữa, khắc phục hư hỏng nào trước khi bàn giao hay không. Nếu có chi phí phát sinh, cần nêu rõ ai chịu trách nhiệm thanh toán.
- Xác nhận và cam kết từ hai bên: Cả bên thuê và bên cho thuê cần xem xét kỹ trước khi ký kết để đảm bảo không có vướng mắc về sau. Nếu đã bàn giao đúng yêu cầu, bên thuê có thể được hoàn lại tiền đặt cọc (nếu có).
Việc lập biên bản bàn giao hoàn trả mặt bằng giúp quá trình trả lại mặt bằng diễn ra minh bạch, tránh các tranh chấp không đáng có và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
2. Các loại mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng phổ biến
Trong quá trình hoàn trả mặt bằng, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp hoặc cá nhân cần sử dụng mẫu biên bản phù hợp. Dưới đây là những loại mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng thường được sử dụng, giúp đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra minh bạch, rõ ràng và đúng quy định.
2.1. Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng cho thuê
Khi doanh nghiệp, cửa hàng hoặc cá nhân kết thúc hợp đồng thuê và trả lại mặt bằng, cần lập biên bản hoàn trả mặt bằng cho thuê để xác nhận tình trạng bàn giao. Biên bản này giúp hai bên thống nhất về hiện trạng mặt bằng, tránh các tranh chấp sau này, đặc biệt là các khoản tiền đặt cọc hoặc trách nhiệm sửa chữa nếu có hư hỏng phát sinh.
Nội dung chính cần có:
- Thông tin chi tiết của bên thuê và bên cho thuê.
- Mô tả hiện trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao.
- Xác nhận về việc thu dọn, tháo dỡ nội thất hoặc các hạng mục liên quan.
- Thỏa thuận về việc hoàn trả tiền cọc (nếu có).
2.2. Mẫu biên bản bàn giao hoàn trả mặt bằng thi công
Trong lĩnh vực xây dựng, sau khi hoàn tất thi công hoặc tháo dỡ công trình, việc lập biên bản bàn giao hoàn trả mặt bằng thi công là rất quan trọng. Biên bản này nhằm xác nhận rằng mặt bằng đã được trả lại đúng trạng thái như cam kết, đồng thời kiểm tra các hạng mục thi công có bị ảnh hưởng hay cần sửa chữa gì không.
Nội dung cần có:
- Thông tin đơn vị thi công và chủ đầu tư.
- Mô tả các hạng mục đã tháo dỡ, di dời hoặc hoàn thiện.
- Hiện trạng mặt bằng sau khi bàn giao.
- Cam kết từ hai bên về trách nhiệm bảo trì hoặc sửa chữa nếu có vấn đề phát sinh.
2.3. Mẫu biên bản hoàn trả tiền đặt cọc
Khi bên thuê hoàn thành việc trả mặt bằng đúng quy định, họ có quyền yêu cầu hoàn trả khoản tiền đặt cọc ban đầu (nếu hợp đồng có điều khoản này). Mẫu biên bản hoàn trả tiền đặt cọc sẽ giúp hai bên xác nhận việc thanh toán này một cách minh bạch.
Nội dung chính:
- Số tiền đặt cọc ban đầu và điều kiện hoàn trả.
- Xác nhận việc kiểm tra mặt bằng trước khi hoàn tiền.
- Trách nhiệm của hai bên nếu có tranh chấp liên quan đến khoản đặt cọc.
- Ký xác nhận và cam kết không có khiếu nại sau này.
2.4. Mẫu biên bản hoàn trả tiền
Ngoài khoản đặt cọc, một số trường hợp có thể phát sinh các chi phí liên quan đến hợp đồng thuê hoặc thi công, như phí sửa chữa, phí dọn dẹp, hoặc các khoản thanh toán khác. Lúc này, mẫu biên bản hoàn trả tiền sẽ giúp đảm bảo giao dịch tài chính được thực hiện đúng quy định.
Nội dung chính:
- Thông tin về khoản tiền hoàn trả (số tiền, lý do hoàn trả).
- Hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt,…).
- Xác nhận giữa hai bên về số tiền đã hoàn trả đầy đủ.
- Cam kết không có khiếu nại sau khi hoàn thành giao dịch.
2.5. Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng tiếng Anh
Trong các giao dịch có yếu tố nước ngoài, việc lập biên bản hoàn trả mặt bằng tiếng Anh là rất cần thiết để đảm bảo hai bên hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Biên bản này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc các công ty đa quốc gia.
Nội dung quan trọng:
- Thông tin doanh nghiệp hai bên (Tenant – Landlord).
- Mô tả chi tiết hiện trạng mặt bằng và các hạng mục được bàn giao.
- Điều khoản về khoản tiền đặt cọc và các chi phí phát sinh (nếu có).
- Cam kết của hai bên về việc không có tranh chấp sau khi bàn giao.
3. Hướng dẫn lập biên bản hoàn trả mặt bằng đúng chuẩn
Bước 1: Kiểm tra và đánh giá hiện trạng mặt bằng
Hai bên tiến hành kiểm tra toàn bộ mặt bằng, bao gồm:
- Tường, sàn, trần: Có trầy xước, bong tróc hay hư hỏng không?
- Hệ thống điện, nước, điều hòa: Hoạt động bình thường hay cần sửa chữa?
- Nội thất, thiết bị đi kèm (nếu có): Đủ số lượng, đúng hiện trạng bàn giao ban đầu?
Mọi hư hỏng hoặc thay đổi so với ban đầu cần được ghi nhận rõ ràng.
Bước 2: Liệt kê chi tiết các hạng mục bàn giao
Bạn có thể ghi rõ tình trạng từng hạng mục như tường, trần, sàn, hệ thống điện, cửa, và nội thất. Nếu phát hiện bất kỳ hư hỏng nào, cần nêu rõ phương án xử lý như sửa chữa, bồi thường hoặc trừ vào tiền đặt cọc. Việc chi tiết hóa các hạng mục này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi vấn đề được ghi nhận và giải quyết một cách hợp lý và minh bạch.
Bước 3: Xác định trách nhiệm của từng bên
- Bên thuê: Chịu trách nhiệm sửa chữa nếu hư hỏng do sử dụng sai hoặc cam kết trong hợp đồng.
- Bên cho thuê: Chịu trách nhiệm với hư hỏng do hao mòn tự nhiên hoặc lỗi kỹ thuật.
Nếu có chi phí phát sinh (dọn dẹp, sửa chữa), cần thống nhất ai sẽ chi trả.
Bước 4: Ký kết xác nhận bàn giao
Sau khi kiểm tra và thống nhất, hai bên ký biên bản để xác nhận hoàn tất bàn giao. Biên bản được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để đảm bảo quyền lợi.
Việc lập biên bản hoàn trả mặt bằng đúng quy trình giúp cả hai bên tránh tranh chấp và hoàn thành bàn giao nhanh chóng, rõ ràng.
4. Tải miễn phí mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng cho thuê mới nhất
Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng cho thuê, mẫu biên bản bàn giao hoàn trả mặt bằng thi công, hay mẫu biên bản hoàn trả tiền đặt cọc, hãy liên hệ ngay để nhận file tải về đầy đủ và chi tiết!
